La gestion efficace des réunions
Introduction
Vos réunions tournent souvent en rond ? Les objectifs à atteindre sont flous pour plusieurs de vos co-équipiers ? Les décisions prises sont rarement appliquées comme elles seraient censées l'être ? Bien souvent vous avez l'impression que ces rencontres sont peu utiles et que vous y perdez un temps précieux ? Rassurez-vous, vous n'êtes pas le / la seul(e) à faire ce constat. Des études montrent que 80 % des réunions ne génèrent aucun résultat significatif avec un coût exorbitant pour l'organisation en termes de pertes de temps, frustrations et déclin de la motivation. Cette situation est due à une mauvaise compréhension des résultats attendus d'une réunion et à une méconnaissance de la façon appropriée pour obtenir des résultats efficaces. Aucune organisation ne peut fonctionner avec efficience sans réunions des décideurs; par contre il faut appliquer des règles simples mais rigoureuses pour réussir sa réunion. Cet atelier vous permettra d'acquérir les habiletés jugées nécessaires pour gérer des réunions efficaces.
Ce que vous apprendrez
Cet atelier vous donnera la méthodologie et les outils nécessaires pour :
- Décider si une rencontre est nécessaire au regard des objectifs que vous visez
- Définir exactement les résultats escomptés d'une rencontre, selon qu'il s'agit-il d'une rencontre d'information, de recueils d'opinions, de brainstorming, d'évaluation ou décisionnelle.
- Identifier qui doit y participer
- Identifier de façon appropriée l'ordre du jour et les attentes vis-à-vis des membres invités en termes de préparation de documents ou de rapports
- Conduire la réunion selon sa nature, informationnelle, décisionnelle, etc.
- Attribuer les tâches à réaliser
- Préparer le type de compte-rendu ou de procès-verbal en identifiant et en codant les résolutions chronologiquement et thématiquement
- Identifier les modalités de suivi et de monitoring des décisions prises
- Maîtriser des techniques de conduite de réunions pour que le groupe s'approprie rapidement les enjeux clés d'une problématique et pour obtenir un consensus clair avec des actions précises assignées spécifiquement aux membres.
L'atelier utilisera des techniques d'animation interactives et d'expérimentation in situ des approches suggérées.